Databehandleraftale

Den virksomhed, der opretter en JobFolder-konto, er den dataansvarlige (“kunden”). Cortz Digital, CVR: 46610628, er databehandleren (“JobFolder”).

Databehandlerens adresse: Skovduestien 10, 2400 København NV.

Aftalen accepteres ved signup eller senere under Firmaindstillinger af en person, der har ret til at handle for kunden. Den gælder, så længe JobFolder behandler personoplysninger på kundens vegne.

Behandlingen består i at modtage, opbevare, strukturere, vise, ændre, sikre, eksportere og slette oplysninger for at levere JobFolders dokumentations- og opgavestyringsfunktioner.

Behandlingen varer i kundens prøve- og abonnementsperiode samt den efterfølgende periode, der er nødvendig for dataeksport, fortrydelsesfrist, sikker sletning og lovpligtige forpligtelser.

• ✓Registrerede kan være kundens admins, medarbejdere, slutkunder, kontaktpersoner, samarbejdspartnere og personer, der fremgår af opgave- eller billeddokumentation.
• ✓Almindelige identifikations- og kontaktoplysninger som navn, email, telefon, adresse, rolle og firma.
• ✓Opgaveoplysninger, billeder, dokumenter, kommentarer, interne noter, aftaler, kvalitetstjek, timer, materialer og kørsel.
• ✓Tekniske adgangs-, support-, sikkerheds- og aktivitetsoplysninger, der knytter sig til kundens brug.

JobFolder er ikke designet til systematisk behandling af følsomme personoplysninger eller CPR-numre. Kunden skal undgå at indtaste sådanne oplysninger, medmindre det er nødvendigt, lovligt og aftalt.

JobFolder må kun behandle personoplysninger efter kundens dokumenterede instrukser, som følger af denne aftale, kundens valg og handlinger i platformen samt skriftlige supporthenvendelser.

Hvis JobFolder vurderer, at en instruks strider mod databeskyttelsesreglerne, orienteres kunden uden unødigt ophold, medmindre lovgivning forhindrer det. Ekstraordinære instrukser, der ligger uden for tjenestens normale funktioner, kan kræve særskilt aftale og betaling.

• ✓Kun personer med et arbejdsbetinget behov får adgang, og de er underlagt fortrolighed.
• ✓JobFolder gennemfører passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger under hensyn til risiko, teknologi og behandlingens karakter.
• ✓JobFolder bistår kunden rimeligt med registreredes rettigheder, sikkerhedsbrud, konsekvensanalyser og kontakt til tilsynsmyndigheder.
• ✓JobFolder stiller relevante oplysninger til rådighed, så kunden kan dokumentere overholdelse af databehandlerkravene.
• ✓JobFolder må ikke bruge kundedata til egne markedsføringsformål eller træne egne modeller på kundens indhold.

• ✓Krypteret transport via HTTPS og leverandørernes kryptering af relevante lagringssystemer.
• ✓Supabase Authentication, rollebaseret adgang, server-side kontroller og database-RLS, der adskiller firmaer.
• ✓Service role- og leverandørnøgler opbevares kun server-side.
• ✓Begrænset medarbejderadgang, auditspor, driftsmålinger, sikkerhedshændelser og beskyttede cron-endpoints.
• ✓Kontrolleret slettekø for virksomhed, filer, database og Auth-brugere samt anonymisering ved individuel brugersletning.
• ✓Løbende opdatering af softwareafhængigheder og håndtering af kendte sikkerhedsproblemer efter risiko.

JobFolder underretter kunden uden unødigt ophold efter at være blevet bekendt med et sikkerhedsbrud, der berører kundens personoplysninger. Underretningen indeholder de oplysninger, som er tilgængelige og relevante for, at kunden kan vurdere og opfylde egne anmeldelsesforpligtelser.

JobFolder kan give oplysninger trinvist, hvis alle detaljer ikke er tilgængelige samtidig. Kunden er ansvarlig for den endelige vurdering og eventuelle anmeldelse til Datatilsynet og de registrerede.

Kunden giver generel skriftlig godkendelse til, at JobFolder anvender underdatabehandlere. Den aktuelle liste fremgår nedenfor. JobFolder sikrer, at underdatabehandlere pålægges databeskyttelsesforpligtelser, der i det væsentlige svarer til denne aftale.

Stripe behandler betaling og abonnement og kan for dele af denne behandling være selvstændig dataansvarlig efter egne vilkår. Meta og Google Ads bruges kun på de offentlige markedsføringssider efter cookiesamtykke og behandler ikke kundens opgaveindhold som underdatabehandlere i JobFolder.

Ved en væsentlig planlagt ændring i underdatabehandlerlisten vil JobFolder informere aktive kunder via email, app eller den offentliggjorte aftale, så kunden får en rimelig mulighed for at gøre saglig indsigelse.

Hvis en underdatabehandler behandler oplysninger uden for EU/EØS, sikrer JobFolder et gyldigt overførselsgrundlag, eksempelvis en tilstrækkelighedsafgørelse eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, og vurderer behovet for supplerende foranstaltninger.

Kunden er ansvarlig for at besvare anmodninger fra registrerede. JobFolder stiller relevante søge-, eksport-, rettelses- og slettefunktioner til rådighed og yder yderligere rimelig bistand, når kunden ikke selv kan håndtere anmodningen i platformen.

Modtager JobFolder en anmodning direkte om kundedata, videresendes den som udgangspunkt til kunden uden at besvare den materielt, medmindre lovgivning kræver andet.

Kunden kan eksportere strukturerede firmadata og hente dokumentationspakker, mens kontoen er aktiv. Ved permanent lukning er der syv dages fortrydelsesperiode. Derefter slettes virksomhedens aktive databaseoplysninger, filer og Auth-brugere gennem en kontrolleret, genoptagelig proces.

Individuel brugersletning anonymiserer historiske registreringer i stedet for at fjerne firmaets dokumentationshistorik. Oplysninger kan fortsat findes i tekniske backups, indtil de overskrives efter leverandørens normale backupcyklus, og oplysninger kan bevares, når EU-ret eller dansk ret kræver det.

JobFolder stiller på anmodning rimelige oplysninger om sikkerhedsforanstaltninger og underdatabehandlere til rådighed. Kunden kan højst én gang årligt anmode om yderligere dokumentation eller kontrol, medmindre et sikkerhedsbrud eller en myndighedskrav begrunder hyppigere kontrol.

En kontrol skal planlægges med rimeligt varsel, respektere andre kunders fortrolighed og begrænses til det nødvendige. Kunden afholder egne omkostninger, og JobFolder kan kræve betaling for ekstraordinært tidsforbrug, medmindre kontrollen afdækker en væsentlig misligholdelse.

Spørgsmål til databehandleraftalen sendes til support@jobfolder.dk. Ved modstrid mellem denne aftale og handelsbetingelserne har denne databehandleraftale forrang for behandling af personoplysninger på kundens vegne.